Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitgeber müssen die komplette tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen, nicht nur Überstunden.

• Die Pflicht gilt für Vollzeit, Teilzeit, Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit.

• Das Arbeitszeitgesetz soll noch angepasst werden. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums liegt vor, das Gesetz ist aber noch nicht in Kraft.

• Die Erfassung kann auf die Beschäftigten übertragen werden. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich.

• Wer Überstunden bezahlt haben will, muss sie weiterhin selbst darlegen und beweisen.

Das EuGH-Urteil von 2019: Grundstein der Erfassungspflicht

Warum der EuGH die Zeiterfassung verlangt

Ausgangspunkt war ein Verfahren aus Spanien. Der EuGH entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten (Urteil vom 14.05.2019, C-55/18).

Die Begründung: Ohne Erfassung lässt sich kaum prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten eingehalten werden. Arbeitnehmer könnten ihre Rechte dann praktisch nicht durchsetzen, und der Schutzzweck der Arbeitszeitrichtlinie, also Sicherheit und Gesundheit, liefe ins Leere. Eine objektive Zeiterfassung dient zugleich Behörden und Gerichten als verlässliche Grundlage.

Das Urteil gilt für alle Arbeitnehmer

Generalanwalt und vorlegendes Gericht hatten die Frage enger gefasst und vor allem auf bestimmte Vollzeitbeschäftigte bezogen. Der EuGH ging weiter: Erfasst werden muss die täglich geleistete Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers.

Das BAG-Urteil von 2022: Die Pflicht gilt in Deutschland schon jetzt

Lange war unklar, ob deutsche Arbeitgeber erst handeln müssen, wenn der Gesetzgeber das EuGH-Urteil umsetzt. Das BAG hat diese Frage am 13.09.2022 beantwortet (Az. 1 ABR 22/21): Die Pflicht ergibt sich bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG), wenn man es im Licht des EuGH-Urteils auslegt.

Damit reicht es nicht mehr aus, nur das zu erfassen, was § 16 Abs. 2 ArbZG ausdrücklich verlangt, nämlich Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Erfasst werden muss die gesamte Arbeitszeit.

Geplante Gesetzesreform: Wie ist der Stand?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sieht unter anderem eine grundsätzlich elektronische Erfassung mit Übergangsfristen und Erleichterungen für kleinere Betriebe vor. Diskutiert wird außerdem, statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit einzuführen.

Wichtig: Solange das Gesetz nicht verabschiedet und in Kraft getreten ist, gelten diese Pläne nicht. Die Inhalte können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss besteht dagegen unabhängig davon.

Was bedeutet die Pflicht für Homeoffice und flexible Arbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit ist weiter möglich

Bei Einführung der Pflicht wurde befürchtet, dass flexible Modelle und Homeoffice dadurch stark eingeschränkt würden. Das hat sich so nicht bestätigt. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Der Arbeitgeber verzichtet darauf, die Lage der Arbeitszeit vorzugeben. Erfasst werden muss sie trotzdem.

Erfassung durch die Beschäftigten selbst

Arbeitgeber dürfen die Aufzeichnung auf die Mitarbeiter übertragen, zum Beispiel per App, Excel-Tabelle oder Stundenzettel. Sie müssen aber sicherstellen, dass das System funktioniert, und die Angaben in angemessenem Umfang kontrollieren. Bestehende Vereinbarungen zur Arbeitszeit sollten Arbeitgeber daraufhin überprüfen.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Ob erfasst wird, kann der Betriebsrat nicht mitbestimmen, denn das ist gesetzlich vorgegeben. Bei der Frage, wie erfasst wird, etwa bei der Auswahl eines elektronischen Systems, hat er aber in der Regel ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Überstunden: Hilft die Zeiterfassung beim Bezahlen?

Die Zeiterfassung schafft Transparenz und erleichtert den Nachweis. Einen Automatismus gibt es aber nicht. Das BAG hat 2022 entschieden, dass Arbeitnehmer im Überstundenprozess weiterhin darlegen müssen, dass sie Überstunden geleistet haben und der Arbeitgeber diese angeordnet, gebilligt oder geduldet hat (Urteil vom 04.05.2022, Az. 5 AZR 359/21).

Für Arbeitnehmer heißt das: Führen Sie zusätzlich eigene Aufzeichnungen. Notieren Sie, wer Überstunden angeordnet hat und wann. Fordern Sie die Bezahlung zeitnah ein, denn Arbeits- und Tarifverträge enthalten oft Ausschlussfristen.

Tipps für Arbeitgeber: Zeiterfassung jetzt rechtssicher umsetzen

• Führen Sie ein System ein, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Pausen erfasst.

• Wählen Sie ein System, das sich später an eine elektronische Pflicht anpassen lässt.

• Regeln Sie schriftlich, wer erfasst, wie korrigiert wird und wer kontrolliert.

• Beteiligen Sie den Betriebsrat bei der Ausgestaltung.

• Prüfen Sie Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen zu Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice.

• Bewahren Sie Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre auf. Verstöße gegen diese Pflichten können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Derzeit nicht. Auch Stundenzettel oder Excel-Tabellen sind zulässig, wenn sie Beginn, Ende und Dauer verlässlich festhalten. Eine elektronische Pflicht ist geplant, aber noch nicht Gesetz.

Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?

Ja. Das Arbeitszeitgesetz gilt unabhängig vom Arbeitsort. Die Erfassung kann aber auf die Beschäftigten übertragen werden.

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?

Nach aktueller Rechtslage ja, eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es nicht. Der Referentenentwurf sieht Erleichterungen vor, die aber erst mit Inkrafttreten gelten würden.

Bekomme ich durch die Zeiterfassung automatisch meine Überstunden bezahlt?

Nein. Die Aufzeichnungen helfen beim Nachweis, aber Sie müssen weiterhin darlegen, dass der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat (BAG, 5 AZR 359/21).

Arbeitszeit rechtssicher regeln: Wir unterstützen Sie

Als Arbeitgeber wollen Sie die Erfassungspflicht erfüllen, ohne Ihre flexiblen Arbeitsmodelle aufzugeben und ohne Bußgelder zu riskieren. Als Arbeitnehmer wollen Sie, dass Ihre geleistete Arbeit korrekt erfasst und bezahlt wird.

Wir prüfen Ihre Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und Zeiterfassung, sagen Ihnen offen, wo Handlungsbedarf besteht, und setzen Ihre Ansprüche außergerichtlich oder vor dem Arbeitsgericht durch. MSH Rechtsanwälte arbeitet bundesweit, per Telefon, E-Mail oder Videotermin. Schicken Sie uns Ihre Unterlagen, und wir melden uns bei Ihnen.

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